Ob an kalten oder warmen Tagen, er ist stets unser treuer Begleiter in unserem täglichen Leben  – Kaffee, das Doping für Geist und Körper. Kaffeeliebhaber oder nicht, wer seiner Kreativität zum Aufschwung verhelfen möchte, der sollte sich am besten in sein Lieblingskaffee setzen und seinen Gedanken freien Lauf lassen. Ein angemessener Geräuschpegel in der Kaffeestube fördere das kreative Arbeiten, so sehen das zumindest die Forscher der Universität Illinois, die mit den Ergebnissen ihrer Studie nachweisen möchten, dass kreative Köpfe in Kaffeestuben zuhause sind. 

Ein Konzept, welches die Kreativität von Teilnehmern durch die Simulation einer ähnlichen Atmosphäre wie in solchen Kaffeehäusern steigern möchte, heißt World Café. Bei der Methode des World Cafés sollen die Teilnehmer sich wohlfühlen und  in einer angenehmen Atmosphäre bezugnehmend auf  bestimmte Themen miteinander ins Gespräch kommen und das über mehrere Runden. Es finden sich meistens Kleingruppen von drei bis vier Personen jeweils an einem der für das World Café aufgestellten Tische zusammen. Hier bieten sich am besten Stehtische an. An diesen Tischen treffen die Teilnehmer auf einen Moderator, der seinen Tisch im Laufe des ganzen Prozesses nicht verlässt. Er übernimmt  also die Rolle des Gastgebers am Tisch. 

Wie die Tische ausgestattet werden, ist jedem Veranstalter selbst überlassen.  Folgende Punkte könnten jedoch hilfreich sein:

• Ergebnisse, die in Gesprächsrunden von ca. je 20-30 Minuten entstanden sind, dürfen nicht verloren gehen. Daher gehören auf die Tische Stifte sowie eine beschreibbare Tischdecke aus geeignetem Material. 
• Der Raum sollte sehr einladend und gastfreundlich eingerichtet sein. Der Vergleich mit einem Kaffeehaus wäre hier nicht verkehrt. Musik im Hintergrund, Snacks oder qualitativer Kaffee können ganz wirkungsvolle Mittel sein, um die Teilnehmeraktivität und den kreativen Geist zu steigern. 

Bevor es in die erste Runde des World Cafés geht, müssen noch einige inhaltliche Fakten geklärt werden. 

Grund 

Welche Ziele und Zwecke werden mit der Veranstaltung verfolgt?
Welche Erwartungen werden an die Veranstaltung gestellt?

Fragen

Um qualitative Antworten zu bekommen, benötigt man dementsprechend auch kluge Fragestellungen. Die Fragestellungen zu den jeweiligen Themen, müssen sehr gut formuliert werden, tiefgreifend und relevant sein. Das Ausfiltern der relevanten Fragen in der Vorbereitungsphase kann seitens der Interessengruppen vorgenommen werden. Neugier der Teilnehmer muss durch die Fragestellung angeregt werden, daher sind einfache Ja-/Nein-Fragen ungeeignet.

Aufgaben der Moderators

• Vor Beginn der ersten Runde, Regeln zum Ablauf/Teilnehmerverhalten erläutern
• Gespräch nicht in eine Richtung lenken
• Teilnehmer motivieren, sodass alle einen Beitrag leisten können
• Neu ankommenden Gruppen die bisher gesammelten Ergebnisse zusammenfassend präsentieren ohne diese zu bewerten.
• Offenen Austausch der Gedanken unterstützen

Ablauf

Wie viele Gesprächsrunden?
Wie viele Tische und Teilnehmer?
Wie viele Themen und Fragestellungen?

Raum

Das Ambiente sollte stimmen:

• Am „Look“ eines Kaffeehauses orientieren
• Lockere und angenehme Atmosphäre
• Spiel mit Farben (Blau, Gelb, Grün oder Brauntöne)
• Gemütlich und warme Einrichtung wählen („Look“ anpassen)
• Tische nicht zu eng aneinander stellen

Das Ziel dieser Methode ist es, durch einen kollektiven Ansatz eine Möglichkeit zu verschaffen, Themen aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten,  Wissen auszutauschen und Horizonte zu erweitern. Verwendet werden darf das Konzept des World Cafés von Verbänden sowie von Organisationen in  jeglichen Berufsfeldern. Eine genaue Eingrenzung gibt es hier nicht. Jedoch ist es wichtig, dass die Teilnehmerzahl ausreichend ist, um ein möglichst effektives Resultat zu erzielen. Hier kann sich die Anzahl der Personen ca. zwischen 20 und sogar über 1000 bewegen. Eine Gemeinsamkeit der Teilnehmer sollte sein, dass der Wille über bestimmte Themen zu sprechen bei allen stark ausgeprägt ist. Denn in der Tischrunde, sollte jeder zu Wort kommen. 

Das Konzept ist ziemlich simpel gehalten, jedoch kann genau diese Simplizität die Hauptursache dafür sein, dass der Prozess nicht erfolgreich abgeschlossen wird. Damit Sie sich einen besseren Überblick über die möglichen Fehlerquellen machen können, möchte ich anhand von Beispielen zeigen, dass auch einfache Konzepte zu schwerwiegenden Fehlerarten führen können, die den Erfolg des Projektes beeinträchtigen können. 

• Der Gastgeber am Tisch ist eine wichtige Person, hier als grünes Männchen dargestellt. In jeder neuen Gesprächsrunde, fasst er die wichtigsten Ergebnisse der bisherigen Gesprächsrunden zusammen und motiviert die Teilnehmer diese Ideen weiterzuentwickeln oder gar neue zu sammeln. Er darf das Gespräch jedoch nicht bewusst in eine Richtung lenken, und somit das Ergebnis beeinflussen. Gespräche sollten spontan und lebendig sein und von alleine fließen. Um dies ohne den Eingriff des Gastgebers zu erreichen, müssen die Fragestellungen interessant formuliert werden.
• Der Gastgeber am Tisch ist zwar eine wichtige Person, aber er allein reicht nicht aus, um zu entscheiden, ob eine Fragestellung attraktiv genug ist. Interessensgruppen sollten sich in der Planungsphase zusammenfinden und potentielle Fragen nach bestimmten Kriterien ausfiltern und die ausgewählten anschließend attraktiv formulieren.
• „Eine tolle Fragestellung reicht, die Atmosphäre ist unbedeutend“ – wer nach diesem Motto geht, handelt nicht richtig. Denn die Atmosphäre ist ebenso wichtig, wie eine gelungene Fragestellung. Wenn die Teilnehmer sich wohlfühlen und willkommen geheißen werden, dann möchten Sie sich meist für die tolle Atmosphäre bedanken, und werden aktiv.  Das ähnelt dem Geben und Nehmen – Prinzip.
• Nach der Ankündigung, dass die Gesprächszeit von meist 20 – 30 Minuten abgelaufen ist, laufen die Kleingruppen los zum nächsten Tisch, hier sind die Tische von eins bis fünf zu erkennen. Etwas ganz wichtiges wird dabei oft vergessen – die Dokumentation der Ergebnisse. Während des Gespräches dürfen die Ideen durch den Raum geworfen, ausdiskutiert und erläutert werden. Gegen Ende der Gesprächsrunde, sollten die Teilnehmer jedoch wichtige Erkenntnisse zusammenfassen und Kernaussagen aufs Papier bringen. Das muss nicht unbedingt in einer sauberen Art und Weise passieren. Visualisierungen wie Skizzen oder Zeichnungen sind erlaubt. Es sollten jedoch keine wertvollen Ergebnisse verloren gehen.

Wenn Sie auch einmal ausprobieren möchten, wie effektiv diese Methode ist, dann wünschen wir Ihnen viel Erfolg und hoffen, dass Ihnen dieser Artikel weiterhelfen konnte. Arbeit kombiniert mit Kaffeeklatsch, da sollte ja wohl nichts schief gehen!
Viel Spaß. 

Ihr invenio Academy-Team!