Der zunehmend projektbezogene Aufbau vieler Unternehmensbereiche hat zur Folge, dass die einzelnen Projekte zeitlich ineinander greifen. Befindet sich das eine Projekt in der Endphase zeichnet sich optimaler Weise bereits nahtlos ein Neuprojekt ab. Oder, als Erscheinung des Multi-Projektmanagements: Der Projektleiter trägt von vornherein die Verantwortung für mehrere parallel laufende Projekte. Diese Szenarien sind wünschenswert in Hinblick auf Ressourcenauslastung und Planungssicherheit, verleiten jedoch dazu, die ohnehin oftmals vernachlässigte Projektnachbereitung gänzlich hinten runter fallen zu lassen.

Trotz oder gerade aufgrund Zeitmangels und anstehender Folgeprojekte sollte sich der Projektleiter die Zeit nehmen, das Vergangene zu analysieren. Denn unabhängig davon wie erfolgreich ein Projekt verlaufen ist oder wie sehr der Projektleiter Schiffbruch erlitten hat, entscheidend sind die Erkenntnisse, die er für Folgeprojekte ableiten kann.

Aus Fehlern lernen.

Abseits einer wirtschaftlichen Betrachtung stellt die Analyse der aufgetretenen Fehler ein sinnvolles Instrument im Rahmen der Projektnachbearbeitung dar. Hierbei werden Fehler aufgelistet und daraufhin untersucht, ob sie vermeidbar, kaum vermeidbar oder nicht vermeidbar gewesen wären. Vor allem Erstere sind im Hinblick auf Folgeprojekte interessant, um künftige Hürden frühzeitig zu umschiffen oder gar nicht erst entstehen zu lassen.

Time. Team.

Setzen Sie die Analyse möglichst zeitnah nach Projektabschluss an. Um alle Aufgabenbereiche und Schnittstellen zu beleuchten und in die Analyse einfließen zu lassen, beziehen Sie das Projektteam ein. Nicht alle Erfahrungen werden im Projektverlauf an den Projektleiter gemeldet oder geraten in Vergessenheit. Gerade Probleme, die durch rechtzeitiges Gegensteuern entschärft werden konnten sind jedoch für eine nachträgliche Analyse von Bedeutung, um sich nicht im nächsten Projekt in der gleichen Situation wiederzufinden. Um alle Bereiche zu beleuchten schaffen Sie sich potentielle Fehlerkategorien wie: personelle/technische/organisatorische Ursachen.

Fehlerursachen herausarbeiten.

Um zu aussagekräftigen Analyseergebnissen zu kommen, ist es erforderlich, bei der Fehlerformulierung auf Genauigkeit zu achten. Hierbei sollten Sie mit der Fehlerursache (z.B. „Personeller Engpass“) statt der Fehlerfolge (z.B. „Herr S. konnte das Projekt in KW 13 nicht unterstützen..“) arbeiten.

Sie haben die Ergebnisse zusammen getragen? Vielleicht existiert in Ihrem Unternehmen eine Lessons Learned Datenbank in welcher auch andere Mitarbeiter Nutzen aus dem gewonnenen Wissen ziehen können.

Ihr invenio Academy-Team!