Fehler machen wir doch alle, oder? Im Unternehmen kosten auftretende Fehler Zeit und Geld. Um schnell reagieren zu können, wird das entsprechende Wissen im Unternehmen benötigt. Erkenntnisse aus vergangenen Projektverläufen können sehr hilfreich sein, um jegliche Fehlerursachen zu identifizieren und zu beheben. Eine Strategie des Wissensmanagements, welche sehr häufig im Projektmanagement Anwendung findet, ist die Verwendung von sogenannten „Lessons Learned“.

Lessons Learned resultieren aus den Abweichungen eines Ist-Zustandes vom erwarteten Soll-Zustand. Negative Abweichungen, oder einfacher gesagt Fehler, können in jeglichen Prozessen auftauchen. Wichtig ist zu bedenken, dass Fehlerarten mehrere Ursachen haben können. Mit den Erkenntnissen, die aus vergangenen Projektabläufen entstehen, können solche Mängel durch den Einsatz von lukrativem Wissen effizienter erkannt und behoben werden.  Theoretisch nicht ableitbare, lediglich aus praktischer Erfahrung gesammelte Erkenntnisse dienen als Präventionsmaßnahmen bei Problemen in zukünftigen Projekten und sollten strukturiert dokumentiert werden. Der Prozess der Lessons Learned-Methodik sieht vor, dass die Erkenntnisse systematisch gefiltert, aufgenommen, priorisiert und dokumentiert werden.  Letzte wichtige Schritte sind die Verbreitung und Konsolidierung des erlangten Wissens, um die Vermeidung von Fehlern durch andere Projektbeteiligte zu sichern.  Eine Lessons Learned-Datenbank mit Zugriff für das vorgesehene Personal ist eine Kommunikationsmöglichkeit, welche einen strukturierten Einblick in vergangene Problemlösungsprozesse erleichtert.  Die Nutzung dieser Datenbank ist nur dann nachhaltig und effizient, wenn diese gut organisiert und systematisch aufgebaut ist. Daher darf der Aufwand für die Erstellung einer solchen Datenbank nicht unterschätzt werden. Die Kosten hierfür müssen einkalkuliert werden.

Für die Steigerung der Effektivität der Lessons Learned spielt die Unternehmenskultur eine wichtige Rolle. Hierzu können folgende Punkte in Betracht gezogen werden:

• Bei der Auflistung der Lessons Learned Mitarbeiter stark miteinbeziehen
• Existenz einer Fehlerkultur
• Kritik/Lösungsansätze offen diskutieren/Risikokommunikation
• Förderung der Mitarbeiteraktivität
• Existenz einer offenen internen Kommunikation

Projekte sind individuell und vielfältig, haben aber eine Gemeinsamkeit. Denn die Gewinnung der Erkenntnisse wird durch deren innovativen Charakter bestimmt. Das bedeutet, dass sich Projektbeteiligte während eines Projektes neues Wissen aneignen können. Gesammelte Erfahrungen können sowohl positiv als auch negativ sein. Positive Erfahrungen helfen bei der Suche nach Optimierungsmöglichkeiten, negative gewinnen hingegen bei der Lenkung von Risiken an Bedeutung. Lessons Learned sind daher ein wichtiger Teil der Prozessabschlussdokumentation.

Die Zweckmäßigkeit der Lessons Learned kann wie folgt zusammengefasst werden:

• Methodik zur Fehlervermeidung
• Methodik zur Risikominderung
• Ermittlung von Optimierungsmöglichkeiten und Erkennung von Chancen
• Steigerung der Effizienz sowie Qualität
• Kontinuierliche Verbesserung
• Vorteilhafte Lehrmethode (im Vergleich zu einfachen Lehrveranstaltungen): erlebte Erfahrungen werden einfacher verinnerlicht
• Förderung von Fast Response Prozessen

„Lessons learned“ umschreibt akkumulierte Erfahrungen, man erhält also eine Art „Wissensdatenbank“. Diese sollte fortwährend gepflegt werden.

Wie bis zu diesem Abschnitt erläutert und erklärt, beziehen sich die Lessons Learned auf vergangene Projekte und Prozesse. Die kontinuierliche Verbesserung basiert hauptsächlich auf den Erkenntnissen, die in der Projektarbeit gesammelt wurden und die als Hinweise für zukünftige Problemlösungen genutzt werden.  Sich zu stark auf  die Vergangenheit zu konzentrieren ist jedoch fraglich, denn innovative sowie progressive Denkansätze werden vernachlässigt.  Organisationen, die erlangte Erkenntnisse und innovative Denkansätze verbinden, erzielen eine wirksamere kontinuierliche Verbesserung.

Ihr invenio Academy Team