Wer sich mit Qualitätsmanagement oder Projektmanagement beschäftigt, dem ist sicher schon einmal das sogenannte ‚magische Dreieck‘ des erfolgreichen Projektmanagements begegnet.
Dessen drei Faktoren Qualität, Kosten und Termine sind letztendlich in jedem Projekt in Einklang zu bringen.

Ist diese Vereinbarkeit nicht gegeben, kann das Projekt nur scheitern. Bereits zu Projektstart den Grundstein für einen erfolgreichen Projektverlauf zu legen, ist Aufgabe des Projektmanagers. Hierzu hat dieser die an das Projekt gestellten Anforderungen und Erwartungen zu ermitteln und in den Mittelpunkt der weiteren Betrachtung zu stellen.

Doch bevor damit begonnen werden kann, stellen Sie sich als Projektmanager zunächst die folgenden Fragen und sorgen Sie im Anschluss für eine klare Beantwortung:

• Wer ist der Auftraggeber des Projektes?
• Wer sind die Stakeholder des Projektes?

Die eindeutige Festlegung von Auftraggeber und Stakeholdern ist für den weiteren Projektverlauf entscheidend, da beide Parteien maßgeblich in das Projekt und dessen Verlauf einzubinden sind. Viele Projekte scheitern daran, dass ausschließlich der Auftraggeber einbezogen wird und somit relevante Informationen und ggf. Einwände der Stakeholder übergangen werden. Nicht selten geschieht dies aus Unwissenheit darüber, wie sich der für das Projekt relevante Personenkreis zusammensetzt.

Konnte der relevante Personenkreis ermittelt werden, richten Sie an diesen Ihre nächste Frage und sorgen Sie für eine eindeutige Beantwortung und Klärung:

• Welche Anforderungen und Erwartungen haben Auftraggeber und Stakeholder an das Projektergebnis?

Hierbei ist maßgeblich auf messbare und somit eindeutige Definitionen zu achten. Auf diese Weise vermeiden Sie Interpretationsspielräume und verringern den Bedarf an nachträglichen Anpassungen und Änderungen.

Kategorisieren Sie nun die ermittelten Ergebnisse nach Qualität, Kosten und Termine und ermitteln Sie, welche Redundanzen auftreten. Diese aufzulösen erfordert Eingeständnisse und Abstriche und somit eine zwingende Einbindung des relevanten Personenkreises. Stimmen Sie sich bei Änderungsbedarf mit den Stakeholdern ab und achten Sie auf eine anschließende verbindliche Verabschiedung durch die Auftraggeber.

Dann kann es losgehen und es beginnt sogleich von vorn. Denn im Projektverlauf besteht die Kernaufgabe des Projektmanagers darin, die drei Faktoren Qualität, Kosten und Termine kontinuierlich auf Vereinbarkeit zu prüfen und im Gleichgewicht zu halten. Da ich ein Freund von Bildern bin, finde ich das Bild zur Beschreibung der Arbeit des Projektleiters viel treffender. Die magische Scheibe, die in Balance gehalten werden muss.

Ihr invenio Academy-Team!